檔案室儲存的檔案由于其形成年代較久，長期存放的檔案書籍在潮濕環境下常常會被腐蝕、發霉。霉菌能分泌出各種酶類、有機酸、核酸類物質等，可降低紙張的機械強度，腐蝕檔案材料使紙張褐變脆裂，縮短檔案保存壽命。所以需要定期消毒和采購檔案密集架進行儲存。

檔案室環境對人經常接觸霉菌會產生瘙癢甚至出現紅疹，嚴重影響著工作人員的身體健康。如果不及時清洗，會經破損皮膚造成細菌感染，危害身體健康。暴露在空氣中的真菌會引起各種呼吸道疾病，如過敏、哮喘、肺炎以及其他呼吸道疾病。而檔案密集架可以讓檔案儲存在安全的環境中，使得檔案工作時避免不必要的健康危害。

檔案室庫房微生物的主要污染來源檔案室空調，因空調在熱交換過程中，冷熱交替，細菌會快速繁殖成長，隨風系統快速擴散到庫房環境內，懸浮在空氣中或沉降到密集架體上部，繼續繁殖，形成菌群，進入檔案載體。所以定期對檔案室消毒是必要的，而定期消毒對檔案也有損害，所以檔案密集架的儲存就可以避免這樣的問題。

檔案室本身環境

庫房環境中本來的懸浮菌和物體表面的沉降菌或檔案載體本身攜帶的菌群。所以需要定期消毒。

檔案環境消毒的主要技術為：臭氧、納米光氫離子、靜電過濾、物理高效過濾的凈化設備。

檔案的儲存和管理是檔案室重要的工作，而檔案儲存離不開檔案室密集架的幫助，而密集架的主要作用就是幫助檔案儲存工作，但是檔案室的定期消毒也是很重要的，所以搭配檔案密集架，可以更好更安全的保護檔案和檔案工作人員。