總的概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用，二是參考作用。對于一個具體單位或個人，檔案的作用體現在很多方面，而檔案專用的儲存設備是檔案密集架，檔案密集架可以幫助企事業單位長久安全的儲存和管理大量的檔案資料，并且可以高效管理以及節省空間，是不可多得的好產品，那么下面就節省下檔案的日常作用節省以及專業裝具檔案密集架吧。

檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映；同時檔案也是一個單位或個人維護自身權益的重要工具；檔案可以作為一個單位規范管理的基礎；檔案也是積累和傳播知識的重要載體；檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展有力的工具。檔案還是國家和民族文化建立歷史記憶、傳承文明的重要載體，是"今世可以知古，后世可以知今"的重要素材。

檔案以類型分有很多的類型，而儲存各種類型的檔案則需要專用的檔案密集架，其名稱也以儲存的檔案來命名，例如儲存人事檔案的專用密集架就叫做人事檔案密集架，人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，所以需要很好安全的儲存，而人事檔案一般由社保單位或者有資質的企業單位的專業檔案室儲存和管理。高校學生檔案則也是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。事業單位，人事檔案相當重要。提供保管檔案的服務的機構各地人才市場、各區、縣人才市場及街道辦等。按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動人員檔案管理暫行規定等法規，畢業生的人事檔案屬于國家法定、強制執行、歸口管理的公共信息，個人不得截留和銷毀。 

檔案丟失需進行補檔，也就是說，持有者需回到小學、初中、高中、大學及原工作單位，補齊相關證明材料，因為檔案未歸檔會影響到入黨、升學等，影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續辦理，也會影響到自己出國留學。如果有考公務員的意向，檔案必須保管好，一般都需要儲存進專門儲存檔案單位的檔案密集架中。

企業檔案是企業管理發展中重要的一部分，與企業本身的體制以及企業管理和改革等活動有著密切關系，而企業本身的體制以及企業管理的不斷深化又必然會對企業檔案產生重要的影響。企業的檔案管理是企業科學決策的依據，企業效益的體現，同時也是企業的重要資源，所以企業單位需要設立檔案室，安裝檔案密集架進行高效的儲存企業檔案。