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建設檔案密集架的檔案室必須專用,不能與辦公室合用,也不能同時存放其他物品;
檔案室必須堅固,至少應是正規的建筑物,不能是臨時建筑;
檔案室應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此,全木質結構房屋不宜作檔案庫房使用,一般的地下室也不能作檔案庫房使用。
庫房門窗應有較好的封閉性,而且好是人流量較少的地方為佳。
一般辦公空間的具體面積不會大,可以分成兩個區域:一個為檔案放置區域,安排遠離門窗的地方,其中放置幾排檔案密集架;一個為辦公區域,放置一套桌椅,為管理員辦公處所。
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